5 Dasar Manajemen Proyek Yang Penting Anda Ketahui

Sebelum Anda mulai merencanakan proyek besar berikutnya, pastikan Anda memiliki pemahaman yang baik tentang dasar-dasar manajemen proyek. Pelajari cara mengembangkan rencana manajemen proyek Anda sendiri dalam lima langkah. Manajemen proyek adalah salah satu aspek kunci dari bisnis.

Setiap perubahan, penambahan, atau usaha bisnis yang dilalui perusahaan atau organisasi Anda memerlukan banyak, jika tidak semua, aspek manajemen proyek. Apakah bisnis Anda berurusan dengan satu proyek pada satu waktu atau banyak sekali tujuan yang ingin dicapai, prinsip inti manajemen proyek tetap sama.

Manajemen proyek adalah seni dan ilmu. Anda dapat berharap untuk pergi dengan angka untuk mencapai tujuan Anda.

Mudah-mudahan di akhir panduan ini Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang poin-poin dasar ini dan kapan Anda dapat mengharapkan untuk menggunakan angka atau menggunakan penilaian Anda saat memimpin tim Anda menuju kesuksesan.

Berikut adalah dasar-dasar manajemen proyek yang harus Anda ketahui:

  • Manajemen proyek memungkinkan tim untuk mengikuti dan melaksanakan rencana terperinci dalam periode waktu tertentu.
  • Manajer proyek bertanggung jawab atas organisasi tim, manajemen waktu, menyusun laporan, dan lainnya.
  • Organisasi Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek sebagai pengganti, atau sebagai tambahan, manajer proyek.

Apa itu manajemen proyek?

Manajemen proyek hanyalah satu segmen dari seluruh operasi perusahaan. Ini adalah sistem yang diatur oleh rencana terperinci dan dijalankan oleh tim untuk mencapai tujuan, apa pun tujuan itu.

Dalam banyak hal, manajemen proyek seperti mesin mobil. Ada urutan kejadian, yang dilakukan oleh banyak bagian yang bergerak, yang semuanya harus terjadi dalam jangka waktu tertentu agar mesin dapat bekerja dengan baik.

Tanpa campuran bahan bakar, udara, dan percikan api yang tepat, atau pengaturan waktu yang tepat dari ketiga elemen kunci ini, mesin tidak akan menyala. Sebuah proyek sangat mirip. Tanpa personel, ruang lingkup, uang, dan sumber daya yang tepat, sebuah proyek tidak akan pernah berhasil. Manajer proyek memastikan bahwa semua faktor ini ditangani, diperhitungkan, dan digunakan saat dibutuhkan.

Baca juga

Manajemen proyek digunakan di semua jenis industri, masing-masing dengan gaya dan metode uniknya sendiri untuk menyelesaikan tugas dan mencapai tujuan.

Dalam hal manajemen proyek, tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua untuk mencapai tujuan ini, terutama ketika mempertimbangkan kebutuhan unik dari berbagai bisnis.

Market research indonesia

Market research indonesia Business executives discussing with their colleagues on whiteboard during meeting at office

Apa tanggung jawab manajer proyek?

Manajer proyek bukanlah sosok bayangan di balik tirai yang menarik semua pengungkit proyek dengan gaya seperti boss. Sebaliknya, manajer proyek adalah pemimpin.

Mereka adalah koordinator rencana manajemen proyek, memastikan bahwa pemain kunci dan sumber daya dimanfaatkan secara maksimal untuk mencapai tujuan dalam jumlah waktu yang optimal.

Tanggung jawab utama seorang manajer proyek adalah

  1. Organisasi tim

    Manajer proyek memastikan bahwa mereka memiliki orang yang tepat untuk mempekerjaan itu dan bahwa mereka menggunakan anggota tim di mana dan kapan mereka paling dibutuhkan.Mereka mengembangkan rencana yang mengarahkan semua orang menuju penyelesaian tugas dan mencapai tujuan, dan mereka memotivasi tim untuk mewujudkan potensi mereka.

  2. Manajemen waktu

    Masalah yang melekat dengan menyatukan orang untuk mencapai suatu tujuan adalah kenyataan bahwa setiap orang bekerja dengan kecepatan mereka sendiri. Tugas manajer proyek adalah menetapkan tenggat waktu yang realistis dan mengkomunikasikan tenggat waktu tersebut dengan jelas kepada tim. Selain menetapkan tenggat waktu tersebut, seorang manajer proyek yang baik akan tahu kapan harus mengalihkan sumber daya ketika tugas-tugas tertentu berisiko tertinggal.

  3. Memantau kemajuan proyek

    Garis besar proyek awal yang dikembangkan oleh manajer proyek memberi tim peta jalan untuk sukses, tetapi itu tidak berarti tidak akan ada hambatan. Di sinilah manajer proyek akan turun tangan dan mengambil tindakan korektif untuk memastikan proyek disampaikan tepat waktu dan sesuai anggaran.

  4. Mengembangkan dan mengelola laporan

    Manajer proyek terbaik tahu bahwa laporan pasca proyek sangat penting, tidak hanya untuk memastikan semua persyaratan proyek disampaikan, tetapi juga untuk meningkatkan metode dan rencana masa depan.

  5. Anggaran proyek dan perkiraan biaya

    Meskipun penting untuk memberikan proyek yang memenuhi harapan dan tepat waktu, jika Anda melebihi anggaran proyek Anda, proyek Anda mungkin dianggap gagal. Seorang manajer proyek harus tahu bagaimana menyiapkan, mengelola, dan memastikan anggaran tidak melebihi perkiraan mereka.

Bagaimana mengembangkan rencana manajemen proyek Anda sendiri

Membangun rencana manajemen proyek mengharuskan Anda untuk mempertimbangkan banyak bagian yang bergerak bahkan sebelum Anda mulai menulis draf pertama Anda.

Untungnya, saya telah menyusun lima langkah manajemen proyek untuk membantu Anda membangun rencana manajemen proyek yang sempurna yang akan membuat Anda tetap pada jalurnya dan menyenangkan klien atau pemangku kepentingan Anda.

5 Langkah manajemen proyek

Langkah 1: Siapkan pertemuan dengan pemangku kepentingan proyek

Langkah pertama untuk membangun rencana manajemen proyek adalah menyiapkan kesempatan untuk bertatap muka dengan para pemangku kepentingan. Pemangku kepentingan proyek adalah mereka yang terkena dampak dari hasil proyek Anda, oleh karena itu merekalah yang akan Anda laporkan kembali tentang setiap perkembangan dan kemajuan.

Dalam pertemuan ini, Anda akan membahas lima poin ini:

  • “Mengapa” untuk proyek: Apa tujuan proyek ini, dan masalah apa yang ingin Anda selesaikan?
  • Sasaran proyek: Seperti apa kesuksesan jika proyek selesai?
  • Anggaran proyek: Berapa banyak uang yang bersedia dibelanjakan oleh pemangku kepentingan Anda, bagaimana Anda mengusulkan bahwa uang harus dialokasikan, dan kisaran anggaran seperti apa yang harus Anda kerjakan?
  • Daftar target capaian: Apa produk atau hasil yang diharapkan setelah penyelesaian proyek ini?
  • Jadwal tentatif: Jangka waktu seperti apa yang Anda lihat untuk menyelesaikan proyek ini?

Ini juga merupakan kesempatan bagi Anda untuk mendiskusikan potensi masalah atau hambatan yang mungkin Anda temui dalam proyek ini. Dengan cara ini, ekspektasi awal ditetapkan sebelum Anda mulai.

Langkah 2: Tetapkan tujuan dan tentukan keberhasilan proyek

Sekarang setelah Anda memahami apa yang dicari oleh para pemangku kepentingan, saatnya untuk membuat daftar kebutuhan tersebut dan menetapkan tujuan di sekitarnya. Sasaran ini harus dapat dicapai dan diukur dengan menggunakan indikator kinerja utama (KPI) yang memungkinkan Anda menilai keberhasilan dan kekurangan proyek Anda.

KPI ini dapat meliputi:

  • Waktu yang dihabiskan: Jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap anggota tim dalam proyek.
  • Penyelesaian tepat waktu: Tingkat di mana tugas proyek diselesaikan dengan tenggat waktu yang diberikan.
  • Jam yang direncanakan vs. waktu yang dihabiskan: Jumlah waktu yang dihabiskan untuk tugas, serta keseluruhan proyek versus perkiraan waktu untuk menyelesaikannya.
  • Jumlah penyesuaian jadwal: Berapa kali tim Anda harus mengubah tenggat waktu.
  • Indeks kinerja biaya: Perbandingan biaya pekerjaan yang dianggarkan yang telah dilakukan versus jumlah aktual yang telah dikeluarkan.
  • Item baris anggaran: Daftar detail pengeluaran individu.
  • Pengembalian investasi (ROI): Mengukur nilai proyek terhadap biaya keseluruhannya.

Dengan menggunakan KPI ini, bersama dengan yang lainnya, Anda dapat menetapkan sasaran terukur yang akan membantu Anda menentukan keefektifan proyek di masa mendatang. Sasaran terukur ini dapat disesuaikan saat Anda bergerak di sepanjang proses pelaksanaan proyek dan dimaksudkan sebagai titik awal.

Langkah 3: Tentukan peran dan tanggung jawab proyek

Anda telah berbicara dengan pemangku kepentingan dan menentukan tujuan Anda, jadi sekarang saatnya mengumpulkan tim impian Anda untuk membantu melaksanakan proyek ini:

  • Manajer Proyek: Siapa yang akan membangun, melaksanakan, dan mengelola proyek?
  • Sponsor Proyek: Siapa yang akan memiliki dan mendanai proyek? Mereka akan memiliki tanggung jawab peninjauan dan persetujuan untuk semua tugas dan tujuan proyek.
  • Tim Proyek: Siapa yang akan melaksanakan tugas proyek? Dalam kebanyakan kasus, mereka tidak akan memiliki tanggung jawab peninjauan dan persetujuan.
  • Pakar Industri: Siapa yang akan membantu mengembangkan ruang lingkup proyek dan menetapkan persyaratan untuk proyek tersebut?
  • Analis Risiko: Siapa yang akan menilai risiko dan tantangan yang terkait dengan pengambilan proyek ini?

Ini bukan daftar lengkap dari semua peran proyek potensial. Tidak ada dua proyek yang persis sama, dan semuanya memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi jangan ragu untuk membuat dan menambahkan peran baru sesuai keinginan Anda. Setelah Anda mengumpulkan tim Anda, saatnya untuk mulai menyelesaikan detail proyek yang tersisa.

Langkah 4: Kembangkan jadwal proyek dan perkiraan biaya

Setelah Anda menetapkan target pencapaian, sasaran, dan tim Anda, inilah waktunya untuk menyusun inti sebenarnya dari rencana proyek Anda: jadwal dan anggaran.

Anda dapat melakukannya melalui proses tujuh langkah:

  1. Identifikasi tugas yang harus Anda selesaikan, serta ketergantungannya.
  2. Tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas.
  3. Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dan ketergantungan.
  4. Kembangkan jalur kritis untuk penyelesaian proyek menggunakan tugas dan ketergantungannya.
  5. Kembangkan perkiraan biaya setiap tugas, termasuk bahan dan tarif per jam untuk mereka yang terlibat.
  6. Kumpulkan jadwal proyek yang mencakup tugas dan semua perkiraan waktunya.
  7. Menetapkan anggaran awal proyek.

Langkah 5: Presentasikan rencana Anda kepada para pemangku kepentingan

Setelah Anda mengumpulkan semua yang Anda butuhkan dalam rencana proyek Anda, pastikan untuk kembali ke pemangku kepentingan untuk menjelaskan prosesnya kepada mereka. Jika suatu saat koreksi perlu dilakukan, ini bukan masalah besar.

Catat saja kemungkinan perubahan, nilai ulang rencana proyek Anda, lalu kembali dengan penyesuaian untuk mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan Anda. Kemungkinan akan ada beberapa contoh di mana rencana manajemen proyek Anda memerlukan perubahan dan penambahan.

Software perangkat lunak manajemen proyek

Setiap proyek membutuhkan manajer proyek, tetapi apakah setiap proyek membutuhkan perangkat lunak? Di bawah ini saya paparkan alasan mengapa Anda mungkin atau mungkin tidak perlu mengadopsi perangkat lunak manajemen proyek ke dalam strategi Anda.

Artikel terkait

Kepan perangkat lunak manajemen proyek masuk akal untuk digunakan?

Terkadang, segala sesuatu tentang tim Anda masuk akal. Anda memiliki strategi Anda turun dan Anda akan bergerak maju dengan sebuah proyek. Sekarang yang Anda butuhkan hanyalah alat, seperti Trello atau Microsoft To Do, untuk membantu Anda merampingkan proses manajemen proyek dan mengatasi kekusutan organisasi.

Berikut adalah empat alasan mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek masuk akal.

  • Meningkatkan komunikasi proyek: Jika tim Anda kesulitan berbicara tentang kebutuhan tugas, waktu penyelesaian, dan kesulitan, maka perangkat lunak manajemen proyek (terutama perangkat lunak yang berfokus pada kolaboratif) dapat membantu Anda mengatur dan mendorong komunikasi tim Anda.
  • Menyatukan banyak tim: Meskipun dimungkinkan untuk mengelola banyak tim tanpa alat manajemen proyek khusus, jauh lebih mudah untuk memahami semua kekacauan jika Anda memilikinya.
  • Mengelola anggaran proyek: Tidak semua proyek memiliki kebutuhan anggaran, tetapi jika demikian, sebaiknya Anda menanganinya di tempat yang sama saat Anda membuat sisa laporan proyek Anda. Perangkat lunak manajemen proyek membantu Anda menjaga anggaran tetap dekat bersama dengan sumber daya dan data lainnya.
  • Memerlukan data proyek yang spesifik: Ketika datang ke proyek besar dan mahal, Anda tidak dapat menyerahkan apa pun pada tebakan yang berpendidikan. Perangkat lunak manajemen proyek sangat cocok untuk tim Anda ketika semuanya harus didokumentasikan dan dipertanggungjawabkan.

Kapan Anda harus meneruskan perangkat lunak

Terkadang, perangkat lunak manajemen proyek persis seperti yang Anda butuhkan dan di lain waktu, itu hanyalah pengeluaran yang tidak perlu. Berikut adalah empat alasan mengapa perangkat lunak manajemen proyek mungkin bukan solusi yang Anda cari.

  • Anda kekurangan strategi: Jika tim Anda kekurangan strategi pelaksanaan proyek, tidak ada perangkat lunak manajemen proyek yang akan menyelamatkan Anda. Sebaliknya, alat baru Anda hanya akan berfungsi sebagai saluran bagi Anda untuk memuntahkan kekacauan Anda yang tidak terorganisir, yang tidak membantu siapa pun.
  • Anda adalah tim single fighter: Jika Anda menjalankan proyek sendirian, perangkat lunak tidak akan merugikan, tetapi itu juga tidak akan membantu Anda. Ini benar jika Anda beroperasi dengan anggaran kecil. Pilih alat yang lebih sederhana seperti daftar tugas seluler, kalender, dan pengingat.
  • Anda memiliki jadwal yang padat: Jujur saja, butuh waktu untuk mempelajari perangkat lunak manajemen proyek baru dan membentuk tim. Jika Anda memiliki jadwal yang padat dan Anda belum menggunakan alat manajemen proyek, mungkin lebih baik menunggu sampai Anda memiliki waktu luang untuk mencobanya.
  • Anggaran Anda terbatas: Izinkan saya mengklarifikasi yang satu ini: Anda harus meneruskan perangkat lunak manajemen proyek berbayar jika anggaran Anda terbatas. Ada alat manajemen proyek gratis di luar sana dan Anda tidak selalu perlu membayar untuk platform yang mahal.

Modal usaha hingga 10 Milyar: semua ini bisa menjadi fasilitas modal yang bagus untuk pemilik bisnis. Tapi bagaimana Anda menemukan modal bisnis yang tepat untuk Anda? Ada banyak sekali penawaran di pasaran saat ini, dan memilah-milahnya untuk menemukan penawaran yang tepat bisa sangat merepotkan. Jadi kami telah melakukan kerja keras untuk Anda, kunjungi website kami julizar.id

Share this post:
Facebook
Twitter
Telegram
WhatsApp